Политика обработки персональных данных
Настоящая Политика определяет порядок и условия обработки персональных данных индивидуальным предпринимателем Дудайти Аланом Аслановичем (ОГРНИП 326150000036640, ИНН 151313304003; адрес: 362040, Российская Федерация, Республика Северная Осетия — Алания, г. Владикавказ, ул. Гаппо Баева, д. 1; электронная почта: support@invoice-hub.ru; далее — Оператор), а также меры по обеспечению их безопасности. Политика разработана во исполнение части 2 статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон о персональных данных) и применяется ко всем персональным данным, которые Оператор обрабатывает в связи с работой сайта https://invoice-hub.ru (далее — Сайт) и сервиса InvoiceHub (https://app.invoice-hub.ru; далее — Сервис).
1. Общие положения и роли
1.1. Оператор самостоятельно определяет цели и средства обработки персональных данных посетителей Сайта, лиц, направивших заявку, представителей потенциальных и действующих клиентов, Пользователей Сервиса и контрагентов Оператора (далее — субъекты) и является оператором в отношении этих данных.
1.2. В отношении персональных данных, содержащихся в накладных и иных документах, сведениях учетной системы iiko, справочниках поставщиков и работников, которые клиент загружает в Сервис для собственных целей, оператором является клиент (или обслуживаемая им организация), а Оператор обрабатывает такие данные по поручению клиента (часть 3 статьи 6 Закона о персональных данных) на условиях Поручения на обработку персональных данных — Приложения № 2 к публичной оферте (https://invoice-hub.ru/dpa/). Обращение субъекта по содержанию таких документов Оператор передает соответствующему клиенту и содействует ему в подготовке ответа.
1.3. Сайт и Сервис предназначены для совершеннолетних представителей юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Оператор не осуществляет целенаправленный сбор персональных данных несовершеннолетних.
1.4. Обработка персональных данных осуществляется на основе принципов законности и справедливости, ограничения обработки конкретными, заранее определенными и законными целями, недопустимости обработки, несовместимой с целями сбора, недопустимости объединения баз данных, обрабатываемых в несовместимых целях, обработки только тех данных, которые отвечают целям обработки, точности и достаточности данных, хранения не дольше, чем этого требуют цели обработки, и уничтожения данных по достижении целей (статья 5 Закона о персональных данных).
1.5. Оператор уведомляет уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) об обработке персональных данных в порядке статьи 22 Закона о персональных данных и сообщает об изменениях сведений, указанных в уведомлении.
1.6. Политика обязательна для Оператора и всех лиц, которых Оператор допускает к обработке персональных данных. Правовую основу обработки составляют Конституция Российской Федерации, Закон о персональных данных, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 и от 15.09.2008 № 687, приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21, приказы Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178, от 28.10.2022 № 179 и от 19.06.2025 № 140, а также договоры, заключаемые Оператором.
2. Субъекты и состав обрабатываемых данных
2.1. Оператор обрабатывает персональные данные следующих категорий субъектов:
- посетители Сайта — IP-адрес, дата и время обращения, адрес запрошенной страницы и страницы перехода, сведения о браузере и устройстве, идентификаторы cookie (аналитические cookie — только после согласия, см. раздел 8), сведения о событиях безопасности;
- лица, направившие заявку через Сайт — имя, номер телефона, наименование ресторана, сети или организации, число ресторанов, содержание заявки (в том числе параметры расчета стоимости), источник перехода и рекламные метки (UTM), IP-адрес, сведения о браузере, дата и время отправки, факт, дата и редакция предоставленного согласия; адрес электронной почты и иные сведения — если заявитель сообщил их в ходе переписки;
- представители клиентов (руководители и уполномоченные лица) — фамилия, имя, отчество, должность, рабочие телефон и адрес электронной почты, наименование организации, сведения о полномочиях, переписка, реквизиты договоров, счетов и актов;
- Пользователи Сервиса — имя, рабочие адрес электронной почты и телефон, должность, роль, организация и доступные рестораны, параметры двухфакторной аутентификации, сведения о входах и действиях (журналы);
- контрагенты Оператора — индивидуальные предприниматели и представители организаций: фамилия, имя, отчество, ИНН и ОГРНИП, платежные и банковские реквизиты, счета, чеки, акты, переписка;
- лица, данные которых содержатся в документах клиентов (обрабатываются по поручению клиента) — фамилия, имя, отчество, должность, место работы, рабочие контакты, подпись, реквизиты индивидуального предпринимателя — поставщика и иные обычные сведения, содержащиеся в первичных документах.
2.2. Специальные категории персональных данных (о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных и философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни, судимости), биометрические персональные данные и копии документов, удостоверяющих личность, Оператор не собирает. Их загрузка в Сервис не предусмотрена и допускается только при наличии у клиента законного основания и после письменного согласования с Оператором.
2.3. Оператор не обрабатывает персональные данные, разрешенные субъектом для распространения, не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта, исключительно на основании автоматизированной обработки (статья 16 Закона о персональных данных), и не использует персональные данные для рекламного профилирования.
3. Цели, правовые основания и сроки обработки
3.1. Цели, правовые основания (статья 6 Закона о персональных данных) и сроки обработки:
| Цель обработки | Субъекты и данные | Правовое основание | Срок обработки |
|---|---|---|---|
| Рассмотрение заявки, связь с заявителем, демонстрация Сервиса, подготовка и заключение договора | Лица, направившие заявку (раздел 2) | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6); действия по инициативе субъекта до заключения договора (п. 5 ч. 1 ст. 6) | До заключения договора; если договор не заключен — 3 месяца с даты последнего обращения |
| Демонстрационный доступ | Пользователи демонстрационного доступа; документы демонстрационного периода | Согласие Пользователя (п. 1 ч. 1 ст. 6); договор с клиентом (п. 5 ч. 1 ст. 6); поручение клиента (ч. 3 ст. 6) | 10 дней демонстрационного периода и 14 дней после его окончания для выгрузки и удаления |
| Заключение и исполнение договора, создание и администрирование учетных записей, предоставление доступа, техническая поддержка | Представители клиентов; Пользователи | Договор с клиентом (п. 5 ч. 1 ст. 6); законные интересы Оператора и клиента (п. 7 ч. 1 ст. 6); согласие Пользователя при регистрации (п. 1 ч. 1 ст. 6) | Срок действия доступа; данные отключенного Пользователя — 6 месяцев после деактивации |
| Обеспечение безопасности, журналы действий и событий | Пользователи; посетители Сайта | Законные интересы Оператора и клиентов (п. 7 ч. 1 ст. 6); обязанности по ст. 19 Закона о персональных данных (п. 2 ч. 1 ст. 6) | Журналы действий в Сервисе — 6 месяцев; серверные журналы Сайта и журнал доступности — 90 дней |
| Обращения в поддержку, претензии, защита прав | Заявители; представители клиентов; Пользователи | Договор (п. 5 ч. 1 ст. 6); законные интересы (п. 7 ч. 1 ст. 6) | 3 года после закрытия обращения |
| Обработка документов клиентов (загрузка, распознавание, проверка, хранение, экспорт, передача в iiko) | Лица, данные которых содержатся в документах клиентов | Поручение клиента-оператора (ч. 3 ст. 6) | До 180 дней с даты загрузки в активном контуре либо меньший срок по договору; после прекращения договора — 14 дней на выгрузку и до 30 дней на удаление |
| Резервное копирование и восстановление | Все категории | Законные интересы Оператора (п. 7 ч. 1 ст. 6); ст. 19 Закона о персональных данных | Оперативные копии — 14 дней; копии после прекращения договора — не позднее 60 дней |
| Расчеты, договоры, акты, чеки, налоговый учет | Представители клиентов; контрагенты | Исполнение обязанностей, возложенных законом (п. 2 ч. 1 ст. 6); договор (п. 5 ч. 1 ст. 6) | В течение сроков, установленных налоговым законодательством (не менее 5 лет) |
| Подтверждение получения согласия (журнал фиксации: редакция, дата, время, форма, идентификатор, IP-адрес, сведения о браузере, результат выбора) | Заявители; Пользователи; посетители Сайта | Обязанность доказать получение согласия (ч. 3 ст. 9); законные интересы (п. 7 ч. 1 ст. 6) | Срок обработки данных субъекта и 3 года после его окончания |
| Веб-аналитика (Яндекс Метрика) | Посетители Сайта, разрешившие аналитику | Согласие (п. 1 ч. 1 ст. 6) | До отзыва согласия (изменения выбора в панели cookie или удаления cookie); на стороне ООО «ЯНДЕКС» — в соответствии с настройками счетчика |
3.2. По истечении срока обработки, достижении цели или отзыве согласия (при отсутствии иного законного основания) персональные данные уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней (части 4 и 5 статьи 21 Закона о персональных данных). Если уничтожение в этот срок невозможно, данные блокируются и уничтожаются в срок не более 6 месяцев; к данным, обрабатываемым по поручению клиентов, применяются сроки пункта 3.3. При возникновении спора или законного требования конкретный набор данных может быть заблокирован от удаления на документированный срок.
3.3. После прекращения доступа клиента (окончания льготного периода по договору либо прекращения договора по иным основаниям) клиенту предоставляется 14 дней для выгрузки данных; рабочие данные удаляются либо необратимо обезличиваются не позднее 30 дней после окончания этого срока, резервные копии — не позднее 60 дней с даты прекращения доступа. Более длительное хранение допускается только в силу закона или для защиты прав по возникшему спору.
4. Действия и способы обработки
4.1. Оператор осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ) лицам, указанным в разделе 5, передачу в iiko по команде Пользователя, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.
4.2. Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации (информационные системы Оператора) и без их использования (смешанная обработка) при соблюдении постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687.
5. Передача данных, получатели и инфраструктура
5.1. Оператор вправе поручать обработку персональных данных следующим лицам при условии заключения договора, содержащего условия части 3 статьи 6 Закона о персональных данных, обязательства конфиденциальности и требования к защите данных: ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» (ОГРН 1227800052215; 420500, Республика Татарстан, м.р-н Верхнеуслонский, г.п. город Иннополис, г. Иннополис, ул. Университетская, д. 7, оф. 605) — размещение серверов и хранение данных; российские поставщики услуг распознавания документов, резервного копирования, сервисных уведомлений (электронная почта), технической поддержки, мониторинга безопасности, бухгалтерского и юридического сопровождения; ООО «ЯНДЕКС» (119021, г. Москва, ул. Льва Толстого, д. 16) — веб-аналитика на основании согласия посетителя Сайта. Доступ предоставляется по принципу минимальной необходимости.
5.2. Основные серверы и базы данных Сервиса размещены в дата-центре на территории Российской Федерации (г. Санкт-Петербург). Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 Закона о персональных данных).
5.3. Оригиналы документов и содержащиеся в них персональные данные обрабатываются и хранятся с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Для технического структурирования могут использоваться предварительно обезличенные фрагменты данных, не позволяющие определить субъекта персональных данных, клиента, поставщика или объект обслуживания. Обезличивание выполняется до передачи фрагмента во внешний технический сервис с соблюдением требований и методов, установленных приказом Роскомнадзора от 19.06.2025 № 140; оригинал, полный документ и ключ соответствия внешнему сервису не передаются. Яндекс Метрика подключается только после положительного выбора посетителя в панели cookie.
5.4. Персональные данные могут быть предоставлены судам, правоохранительным и иным государственным органам по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации.
5.5. Документы и персональные данные не используются для обучения общедоступных моделей, не продаются, не передаются для рекламы и не используются для самостоятельного профилирования субъектов.
6. Меры по обеспечению безопасности
6.1. Во исполнение статей 18.1 и 19 Закона о персональных данных Оператор:
- исполняет обязанности лица, ответственного за организацию обработки персональных данных, и ведет локальные акты (положение, реестр сроков хранения, технический регламент локализации и обезличивания, порядок реагирования на инциденты, формы);
- проводит оценку вреда, который может быть причинен субъектам (приказ Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178), определяет уровень защищенности персональных данных (постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119) и применяет меры по приказу ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21;
- применяет разграничение доступа по ролям, индивидуальные учетные записи, двухфакторную аутентификацию для привилегированных ролей, логическую изоляцию данных клиентов;
- использует защищенные соединения (TLS), защищенное хранение секретов и ключей, журналирование событий, резервное копирование, регулярное обновление компонентов и ограничение привилегированного доступа;
- контролирует подрядчиков и привлекает их только на договорных условиях, предусмотренных разделом 5;
- реагирует на инциденты по утвержденному порядку, включая уведомление Роскомнадзора в течение 24 часов о выявленном инциденте и в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования (часть 3.1 статьи 21 Закона о персональных данных), а также взаимодействие с ГосСОПКА;
- проводит внутренний контроль соответствия обработки требованиям закона не реже одного раза в год и при существенных изменениях инфраструктуры;
- знакомит лиц, допущенных к обработке, с законодательством о персональных данных и локальными актами Оператора и получает от них обязательства о конфиденциальности.
7. Права субъектов и порядок обращений
7.1. Субъект персональных данных вправе: получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, в объеме части 7 статьи 14 Закона о персональных данных; требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки; отозвать согласие на обработку; возражать против решений, принимаемых исключительно на основании автоматизированной обработки; обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в суд; требовать возмещения убытков и компенсации морального вреда в судебном порядке (статьи 14, 17, 24 Закона о персональных данных).
7.2. Запрос направляется по адресу электронной почты support@invoice-hub.ru либо почтовым отправлением по адресу Оператора. Запрос должен содержать сведения, предусмотренные частью 3 статьи 14 Закона о персональных данных: номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта или его представителя, сведения о дате выдачи и выдавшем органе, либо иные сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (например, номер телефона или адрес электронной почты, указанные при обращении, идентификатор учетной записи), а также подпись субъекта или его представителя. Оператор вправе запросить дополнительные сведения, необходимые для подтверждения личности и полномочий.
7.3. Оператор рассматривает запрос и предоставляет ответ в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса; срок может быть продлен не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления (статья 20 Закона о персональных данных). В случае отказа Оператор дает мотивированный ответ со ссылкой на положения закона.
7.4. Отзыв согласия направляется в свободной форме теми же способами. После получения отзыва Оператор прекращает обработку, осуществляемую на основании согласия, и уничтожает данные в срок, не превышающий 30 дней, если обработка не может быть продолжена на ином законном основании (например, для исполнения договора с организацией, которую представляет субъект, или хранения документов в силу закона).
7.5. Обращение, касающееся персональных данных в документах клиентов (пункт 1.2), Оператор в течение 3 рабочих дней передает соответствующему клиенту-оператору и сообщает об этом заявителю, если это не запрещено законом.
7.6. Обязанности лица, ответственного за организацию обработки персональных данных (статья 22.1 Закона о персональных данных), исполняет индивидуальный предприниматель Дудайти Алан Асланович; контакты: support@invoice-hub.ru, 362040, Российская Федерация, Республика Северная Осетия — Алания, г. Владикавказ, ул. Гаппо Баева, д. 1.
8. Cookie и веб-аналитика
8.1. Сайт и Сервис используют строго необходимые средства хранения (cookie и local storage) для входа, безопасности и сохранения выбора посетителя; такая обработка осуществляется на основании договора и законных интересов Оператора. Необязательная веб-аналитика (Яндекс Метрика) активируется только после положительного выбора посетителя в панели cookie; до этого момента аналитический счетчик не загружается. Отказ от аналитики не ограничивает работу Сайта. Подробные сведения приведены в Политике cookie (https://invoice-hub.ru/cookies/).
9. Уничтожение персональных данных
9.1. Уничтожение персональных данных осуществляется способом, исключающим восстановление: удаление записей из баз данных и хранилищ с последующей ротацией резервных копий, уничтожение материальных носителей. Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении и (или) выгрузкой из журнала регистрации событий информационной системы в соответствии с приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179; подтверждающие документы хранятся 3 года.
10. Заключительные положения
10.1. Политика размещена в свободном доступе по адресу https://invoice-hub.ru/privacy/. Оператор вправе изменять Политику при изменении целей, состава данных, инфраструктуры или законодательства; новая редакция публикуется с указанием даты и вступает в силу с момента размещения, если в ней не указано иное.
10.2. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, направляются по адресу support@invoice-hub.ru или по почтовому адресу: 362040, Российская Федерация, Республика Северная Осетия — Алания, г. Владикавказ, ул. Гаппо Баева, д. 1.